Gewerbeanmeldung in den USA
Nach dem die Frage der Rechtsform und Standort geklärt ist, sollte die Firma in den USA durch einen Anwalt gegründet und angemeldet werden.
Die Gewerbeanmeldung richtet sich nach den jeweiligen Staat, ist aber in fast allen Staaten identisch. Es wird die Anmeldung (Filling) und der Gründungsvertrag (INC-Articles of Incorporation/ LLC-Articles of Organization o. Limited Liability Company Agreement) verlangt. Die Anmeldung erfolgt beim Secretary of State (z.B. Delaware) des jeweiligen Staates in dem man die sogennante Certificate of Authority beantragt. Bei der Anmeldung muss auch ein Registered Agent und ein Registered Office angeben werden. Er ist Zustellungsbevollmächtigter sämtlicher behördlicher und gerichtlicher Korrespondenz. Manche Staaten erlauben auch Mitarbeiter vor Ort anzugeben.
Auswahl des Firmennamens
Zuerst sollte man überprüfen ob der Firmenname noch frei ist. Eine einfache vorab Abfrage kann man beim USPTO.gov machen. Einige Wörter können im Firmennamen verboten sein, etwa der Begriff Bank, wenn man keine Bankzulassung hat. Anschließend sollte man auch prüfen ob der Name auch im Gründungsstaat (z.B. Delaware) noch frei ist.
Nachdem der Name überprüft worden ist, ist die Firmenbezeichnung plus des Kürzels für die Rechtsform, z.B. USA-Reisetipps Inc., anzugeben. Den Kürzel Inc. spricht man Incorporation aus und LLC als Company. Dies ist wichtig und sollte nicht verwechselt werden. Eine Incorporation wird auch als Closed Corporation, kurz C-Corporation, bezeichnet.
Auswahl der Firmeninhaber in den USA
Die Inhaber der Firma, den sogenannten Organen, sind bei der jeweiligen Rechtsform vorgegeben.
Als Minimum werden ein CEO & President, ein Treasurer und ein Secretary benötigt, die vom Board bestellt und jederzeit abgerufen werden können. Sie müssen keine US-Staatsbürger sein oder in den USA leben.
Chief Execution Officer (CEO)
Die Executive Officers sind die Unternehmensführung, leiten das Tagesgeschäft des Unternehmens und sind die gesetzlichen Vertreter der Firma. Er entspricht in etwa dem Geschäftsführer.
In der Regel wird diese Position von der Muttergesellschaft besetzt oder einer dritten Person aus den USA kommissarisch.
Treasurer (CFO)
Treasurer kann ein Steuerberater bzw. US-Amerikanischer Wirtschaftsprüfer mit abgelegtem CPA-Examen (CPA) sein. Er ist für alle finanziellen Angelegenheiten verantwortlich.
Secretary
Aufgrund des Umstandes, dass es in den USA kein Handelsregister gibt, führt der Anwalt die Gesellschaft als sogenannte Corporate Secretary nach Gründung weiter und sorgt dafür, dass alle gesetzlichen und administrativen Vorschriften eingehalten werden. Er zeichnet alle wichtigen Dokumente gegen. Außerdem verauslagt er die jährlichen Gebühren, reicht den Annual Franchise Tax Report ein und verwaltet das Minute Book. All diese Punkte sind wichtig zur Aufrechterhaltung der begrenzten Haftung der US-Gesellschaft.
Hierfür fallen pro Jahr (jeweils im Dezember) Anwaltskosten in Höhe von 3 bis maximal 4.5 Stunden an. Die Gebühren für den sog. Agenten (gesetzlich vorgeschriebener Empfangsberechtigter) in Delaware und in den Niederlassungen, sowie die Filing und Registration Fees betragen zusammen ca. 400 USD pro Bundesstaat.
Des Weiteren gibt es bei der Inc. die Shareholder und Board of Directors, und bei der LLC die Members und Board of Managers. Bei beiden kommen noch als dritte Managementebene die Officers hinzu. Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben wie diese besetzt werden müssen.
Shareholder / Members*
Die Shareholder / Members sind in der Regel die deutsche Muttergesellschaft oder Investor. Bei einer LLC kann dies auch eine Holding sein. Es sollte keine Privatperson Eigentümer sein. Ein Haftungsdurchgriff findet grundsätzlich nicht statt.
Board of Directors / Managers*
Die Board of Directors / Managers sind das höchste Management Organ und deshalb kein Aufsichtsrat. Es muss aus mindestens einer Person bestehen. Der Director muss auch kein US-Bürger sein und die Treffen können auch außerhalb des Landes sein. Meist sind es drei Personen. Zwei von der dt. Muttergesellschaft, um die Mehrheit zu halten, und einer dritten Person vor Ort. Quorum sollte 51% in Deutschland bzw. der eigenen Hand bleiben.
Das Board wird aus den Aktionären bestellt und trifft geschäftspolitische Entscheidungen, bestellt die Executive Officers und übt Kontrollfunktionen aus. Das Board of Directors ist nicht mit dem Vorstand einer AG oder Geschäftsführung einer GmbH vergleichbar.
Officers
Officers sind leitende Angestellte, die das Tagesgeschäft führen und sollten daher vor Ort ansässig sein. Sie unterstehen und berichten an die Board of Directors / Managers. In Delaware muss es drei Officer geben.
*INC/LLC
Die Haftung der Executive Officers und des Board of Directors ergibt sich aus dem Gesellschaftsrecht des Staates. Abgesehen von Vorsatz oder der groben Fahrlässigkeit kann vertraglich eine volle oder begrenzte Haftungsbeschränkung gesetzlich erlaubt sein. Für beide Organe sollte unbedingt eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen werden. Ob diese von den Mitgliedern selber oder der Firma, was zu Interessenkonflikten führen kann, abgeschlossen wird, sollte man vertraglich festlegen.
Minute-Book
Sämtliche Sitzungen und Beschlüsse des Managements werden in einem sogenannten Minute-Book festgehalten und abgezeichnet. Das Minute-Book dient als Leitfaden fürs Management, behördlichen Überprüfungen aber auch der Bank für Bonität. Auch wenn es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, sollte man es gewissenhaft führen um bei Fragen/Streitigkeiten Klarheit zu haben.
Firmensatzung
Die Firmensatzung (Operating Agreement (LLC) / Bylaws (INC)) muss wegen des Steuerabkommens und des Abkommens zur Sozialversicherung speziell verfasst werden und sind gesetzlich vorgeschrieben. Dies sollte zusammen mit einem Anwalt aufgesetzt werden. Sie umfassen ca. 15 Seiten für die Bylaws und ca. 30 Seiten für das Operating Agreement. Diese sind mit einem Gesellschaftsvertrag vergleichbar, in dem die Rechte und Pflichten der verschiedenen Organe geregelt werden. Es werden in erster Linie das Innenverhältnis sowie die Beziehungen der Aktionäre zum Board of Directors geregelt. Sie sollen auch Interessenkonflikten zwischen einem oder mehreren Directors beziehungsweise Executive Officers und der Gesellschaft klären. In ihr sollten auch auf der Basis der Delaware Corporate Laws speziell auf das Verhältnis deutsche Eigentümerin / U.S. Gesellschaft zugeschnitten werden und die Inhalte des deutsch-amerikanischen Steuer- und Sozialabkommens berücksichtigen.
Geld in eine USA Firma einbringen
Zum Start einer Firma in den USA muss natürlich Geld investiert werden. Diese Investitionen bezeichnet man als Financial Governance.
Die kommt in der Regel von der deutschen Firma, die somit Investor bzw. Shareholder / Member ist. Bei einer LLC kann auch eine vorgeschaltete Holding der Investor sein.
Ein Haftungsdurchgriff findet grundsätzlich nicht statt. Die Muttergesellschaft haftet mit ihrer Einlage. Die US-Tochter mit ihrem Vermögen.
Zwischen der US-Tochter und der deutschen Tochter wird ein Inter-Company Agreement geschlossen.
Es gibt drei Arten eine US-Tochter mit Kapital auszustatten: Geld Investition, Kredit und Sacheinlagen.
Geld Investition (Capital contribution)
Eine Investition ist das Geld, das vom Eigentümer eingezahlt wird und in der Firma verbleibt. Im Gegenzug erhält er Aktien. Die Gewinne werden als Dividenden an den Eigentümer zurück geführt.
Corporate Finance / Shares
Die meisten Staaten lassen bei Shares frei wählen ob man Nennwert Aktien (Par value) oder Nennwertlose (no Par value stock) herausgeben möchte. Man muss sich bei der Gründung festlegen. Die Aktienzertifikate müssen ein korrektes Verhältnis zu der gewählten Kapitalisierung gesetzt werden. Es sollten aus finanzadministrativen- und steuerlichen Gründen nennwertlose Aktien (No Par Value Stock) verwendet werden. Die Anteile sollten mind. 51% betragen, um die Kontrolle zu behalten.
Kredit (Loan)
Bei einem Darlehen benötigen Sie einen schriftlichen Vertrag (Inter-Company Agreement). Dabei sollte man die marktüblichen Konditionen (Arm’s-length interest) beachten.
Verschuldungsgrad (Debt-to-Equity Ratio)
Das heißt, wie viel ist Kapitaleinlage und wie viel ist Darlehen. Das übliche Verhältnis von 3:1 sollte nicht überschritten werden.
Beispiel: In einem Geschäftsjahr braucht die Firma 100,000 USD. 75% davon sollten max. Darlehen sein.
Sacheinlagen (Contribution in kind)
Die Sachwerte müssen „eingebracht“ und finanziell bewertet werden. Sie müssen korrekt verbucht, bilanziert und amortisiert werden. Im Gegenzug erhält man wieder Aktien.
Weiter ToDo’s
- Ein Bankkonto wird benötigt. Am besten eine int. Bank, die in beiden Ländern vertreten ist. (Siehe Bankgeschäft)
- Eine US-Steuernummer (Employer Identification Number - EIN), um den notwendigen Kapitalisierungsbeitrag einzubezahlen und später die täglichen Ausgaben und Steuern zu begleichen.
- Minute Book (Wird vom Anwalt aufgesetzt)
- Zweitanmeldung am Ort der Niederlassung
Sonstige Besonderheiten
- Kein Handelsregister
- Kein Mindestkapital
- Keine Notarisierungspflicht
- Keine Veröffentlichung im Anzeiger
Anwaltliche Hilfe
Durch den Gründungsprozess sollte ein Anwalt führen. Er sollte auch die Funktion des Secretary einnehmen. Somit kann man sich um die operativen Geschäfte kümmern. Der Anwalt übernimmt dabei folgende Aufgaben:
Wahl der Rechtsform – Auswahl par value / no par value Aktien – Namensprüfung im Gründungsstaat – Trademark (™) Prüfung beim USPTO – die Gründung selbst – Alle Beschlüsse – Spezielle Satzung für DE/USA – Ausstellen der Stock Certificates – Erstellung Stock Ledger – Aufbau des Minute Books.
Bei der Auswahl des Anwalts sollte man darauf achten, dass er Deutschkenntnisse in rechtlicher und sprachlicher Hinsicht besitzt. Es muss kein teurer Anwalt einer Großkanzlei sein. Viele kleinere Anwälte haben sich darauf spezialisiert.
Nach Gründung der Gesellschaft überträgt der Anwalt die Firma auf die Shareholder (bei einer Inc.) oder die Member (bei einer LLC), ernennt die gesetzlich erforderlichen Organe und fasst weitere ca. 12-15 Beschlüsse, um die Gesellschaft den Delaware Anforderungen gemäß aufzustellen.
Kosten einer Firmengründung in den USA
Hier eine ungefähre Aufstellung für das Gründen einer Firma in den USA:
- Einmalig
- 1.500 USD - Anwaltskosten für die Firmengründung
- 200 USD - Anmeldung der Firma (Filling Fees)
- 90 USD – Minute Book, Siegel, Shares
- Laufend
- 400 USD jährlich – je Agent / Staat
- 200 USD (Inc.) / 300 USD (LLC) Francise Tax jährlich
- Anwaltskosten des Secretary 3-4 Stunden / Jahr.
Dauer der Firmengründung
Eine Firma in den USA ist in einer Woche gegründet. Ein Konto bekommt man in etwa 10 Tagen. Einen Tag dauert es bis man eine Steuernummer (EIN) hat. Eine Zweitanmeldung dauert jedoch ungefähr 3 Wochen. Die Dauer der Dokumente hängen vom Anwalt ab und beträgt etwa 2 Wochen.
Investitionsrecht
Investoren aus dem Ausland werden grundsätzlich, wie US-amerikanische Investoren behandelt und sind keinen Restriktionen unterworfen und müssen die gleichen Auflagen erfüllen.
In einigen sensiblen Bereichen gibt es für ausländische Firmen dennoch Beschränkungen. Dies betrifft etwa Bereiche der Energiewirtschaft, Rüstungsindustrie, Kommunikationssektor, Flugbereich, Berg - und Schiffbau, Bank- und Versicherungswesen und besonders in der Baubranche. Aber auch beim Erwerb von Land (Siehe Standortwahl) kann es Einschränkungen geben.
Auch muss der Erwerb von mehr als 10% der Anteile einer US-Firma durch Ausländer, sei es direkt oder durch eine US- Niederlassung, ab einer bestimmten Größe dem Bureau of Economic Analysis (BEA) gemeldet werden.
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